임금명세서·영수증은 최소 3년 보관

[포커스] 세금보고 서류 보관
디지털 영수증도 인정
6년치 기록 요구 경우도
자산 관련은 평생 유지

통상 세금보고 서류는 3년만 보관하면 되지만 자산에 관한 서류는 평생 갖고 있는 게 안전하다.

올해 전체 세금보고의 92%가 전자보고로 이뤄졌을 정도로 세금보고도 디지털 시대가 됐지만 납세자들은 여전히 세금보고 관련 서류 보관 문제로 고민하고 있다.

세금보고에 필요했던 급여명세서(W-2), 독립계약자 소득정산서류(Form 1099), 각종 영수증 등을 버리자니 나중에 증빙 서류 제출 요구가 있을까봐 걱정이고 오래 갖고 있자니 공간 등 보관 문제가 따르기 때문이다.

일반적으로 세금보고와 관련된 서류의 법적 시효는 세금보고일이나 마감일 중 늦은 날짜로부터 3년이다. 올해 세금보고에 필요했던 증빙서류들은 최소 2022년 4월15일까지는 보관하고 있어야 한다는 의미다.

올해 처분해도 되는 세금보고서와 관련 서류는 2014년 세금보고서다. 즉, 2016년에 신고한 2015년 소득 신고서부터는 보관하는 게 좋다.

보관 대상은 소득과 세금공제와 크레딧을 증명할 수 있는 자료 등 세금보고를 한 모든 금액을 증빙해 줄 서류다.

W-2, 1099, 크레딧카드 영수증, 다른 영수증들, 송장, 마일리지 기록, 체크 복사본, 각종 지급증명서는 물론 기부금, 모기지 이자, 주택 또는 자동차세, 자녀 학비 등을 세금보고에 포함했다면 모두 3년 이상 보관 대상이라는 말이다.

수정보고를 했다고 하더라도 의무 보관 기간은 늘어나지 않는다. 처음 신고서가 기준이 되는 것이다.

3년 의무 보관 기간은 정상적으로 세금보고를 한 경우다. 총소득의 25%를 보고하지 않았거나 5000달러 이상의 해외자산을 누락했으면 시효는 6년으로 늘어난다.

최근 국세청(IRS)이 이런저런 이유를 들어 6년치를 요구하는 경우가 빈번해 일부 세무 전문가들은 제대로 소득을 신고했더라도 6년까지 보관하는 게 바람직하다는 입장이다. 하지만, 세금보고를 하지 않았거나 의도적으로 허위신고를 한 경우에는 시효에 제한이 없다.

의무 보관기간과 상관없이 반드시 챙겨야 하는 서류도 있다.

개인은퇴계좌(IRA)와 로스(Roth) IRA 등은 계좌의 모든 돈을 인출할 때까지 갖고 있는 게 안전하고 증권, 채권, 부동산 구입 등에 관한 서류들은 매각 후 3년 후까지 보관하는 게 유리하다.

IRS의 알버트 황 세무 감사관 수퍼바이저는 "개인 자산과 관련된 서류는 평생 보관하고 있는 것이 가장 안전하다"고 조언했다.

이렇다 보면 서류함이 계속 쌓여나가면서 서류 더미에 묻힐 수 있다.

한가지 팁은 영수증들을 스캔해서 디지털 파일로 보관하면 공간을 줄일 수 있다. IRS는 1997년부터 디지털화된 영수증을 증빙서류로 인정해 주고 있기 때문이다. 다만, 잘 정리해둬서 IRS에서 서류 요청이 오면 바로 찾아낼 수 있어야 한다.

그렇다면 버릴 수 있는 서류는 하나도 없는가라는 질문이 남는다.

영수증 복사본, 세금 공제나 크레딧과 관련 없는 서류, 또 세금 보고서에 포함하지 않았던 의료비 납부서류들은 과감하게 갈아서 버려도 된다.

윤주호 공인회계사(CPA)는 "세법상 의무보관 기간은 3년~6년이지만 신분도용을 당한 경우라던지 본인이 의도하지 않은 세금보고 오류로 인한 감사도 발생하기 때문에 가급적 오랜기간 보관하고 있는 게 유리할 수 있다"고 설명했다.


진성철 기자 [e-mail]