[세법 상식] EDD 종업원 세금 감사

'독립 계약자' 입증 자료 잘 준비해야
과거 기록까지 요구하는 경우도 있어

2019년 소득세 보고가 마무리된 지금 캘리포니아주 고용개발부(Employment Development Department, 이하 EDD)에서 날아오는 감사 통지서로 인해 골치를 앓는 납세자들이 늘고 있다.

EDD 종업원 세금 감사는 종업원 수와 임금 규모에 따라 (1) 무작위(Verification Audit)로 또는 (2) 감사관이 일정한 정보나 위반 사항을 인지한 특정 사업체(Request Audit)에 대해 이뤄진다

무작위 감사는 비즈니스의 성격, 지역 등 다른 여러가지 요인에 영향을 받으며 법규를 잘 준수한 사업체도 포함된다. 이와 달리, 특정한 사업체에 대한 감사(Request Audit)는 주로 전직 또는 현 종업원이 제공한 단서에서 출발한다. EDD가 관련 자료를 확인, 조사한 뒤 의심되는 정황들을 확보한 상태이기 때문에 무작위 감사 보다 심각한 상황일 확률이 높다. 감사에 대한 통지를 받게 되면 어떤 종류에 관한 내용인지 확인이 가능하다.

일단 감사가 시작되면 대상자는 감사를 위한 패키지를 받는다. 여기에는 감사 통지, 질문서, 감사 대상 기간에 대한 자료 요청이 포함된다. 간혹, 감사관이 소멸시효가 지난 예전 기록까지 요청하는 경우도 있으므로, 이에 대응을 하기 위해서는 신뢰할 만한 전문가가 필요하다.

제3자가 감사에 참여하기 위해서는 대리인 선임장을 반드시 작성해서 EDD에 보내야 한다. 만약 이 절차가 정확하게 지켜지지 않으면, EDD는 제3자를 감사에 참여시키지 않을 수 있다. 감사 결과 또한 제3자가 통지를 못 받을 수 있으므로, 당사자는 이를 자신의 대리인에게 알려줘야 이에 대한 효과적인 대응이 가능하다. 감사 통지를 받은 이후에는 벌금 또는 세금 추징을 최소화하기 위해 감사와 관련된 기록을 적절히 잘 갖추어야 한다. 특히 직원 외에 독립된 컨트랙터(Independent Contractor)를 사용하여 1099 등을 발행한 사업체는 이와 관련된 계약서를 리뷰해야 한다. EDD 감사관이 중요하게 살펴보는 내용 중 하나가 직원, 독립된 컨트랙터 등에 의해 이뤄진 일들이 어떤 성격을 가지고 있는지 이기 때문이다. 계약서가 있으면 그에 대해 명확하게 입증할 수 있으므로 유용하다. 하지만 미처 이를 갖추지 못한 경우에는, 쌍방간 의도 차이로 인해 문제가 발생할 수 있다.

또한 비즈니스 오너가 하루에 일정 시간을 일하도록 정하거나 타임 시트 작성 요구, 트레이닝 제공, 또는 다른 회사 근무를 금지하는 등의 사정이 있을 때에는 독립된 컨트랙터로 인정받지 못한다. 직원인지 독립된 컨트랙터 인지에 따라 고용세가 다르게 적용되므로 잘못된 분류로 인해 납부되지 못한 고용세가 남아있다고 판단될 수 있다.

EDD 종업원 세금 감사 대상자는 자신과 관련된 모든 컨트랙터가 각자 독립된 비즈니스를 운영하는 것을 증명할 자료를 구비하는 것이 좋다. 인보이스, 비즈니스 카드, 비지니스 라이선스 등이 이에 해당된다.

감사 대상자가 매 분기별 급여세 보고를 적절하게 했는지의 여부 또한 중요하다. 보고일을 제 때 지키지 못한 사업체는 감사관에게 좋은 인상을 심어주지 못해 감사에도 악영향을 미치기 때문이다. 또한 이로 인해 예기치 못한 추가 세금이 부과될 수 있다.

이후 마지막 단계에서 감사관이 감사 대상자를 직접 만나는데 위에서 언급된 내용이 충분히 준비된 상태라면 감사 자체는 큰 어려움 없이 끝날 것이다. 그렇지만, 위반사항에 따라 벌금, 세금 추징을 당할 수 있고 이는 사업에 큰 부담으로 다가올 수 있음을 유념해야 한다.

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게리 손/CPA