[회계 이야기] 비즈니스 증빙과 장부 정리

매출·비용 관련 요약 정보·증빙 포함해야
세무감사 등 효과적 대응 위해 보관 필수

모든 비즈니스는 수입과 지출에 관련된 증빙자료를 보관하고 있어야 하고 국세청의 감사가 있으면 언제든지 이들 자료를 제공해 주어야 한다. 잘 유지된 자료들은 세무감사에 효과적인 대응을 할 수 있는 근거가 될 뿐 아니라 비즈니스 운영과 성공에도 도움이 되므로 자료보관에 대한 기본 틀을 세워서 실행하는 것이 바람직하다. 세법에서는 특별한 몇몇 사항을 제외하고는 비즈니스 장부 형식과 증빙에 대해 특정하여 지정하지는 않고 일반적인 가이드라인만 제시하고 있다. 어떤 형식이든 비즈니스 수입과 지출을 명확하게 증빙할 수만 있으면 이를 증빙으로 인정해 주게 된다.

비즈니스 자료는 기본적으로 총 매상과 비용이 포함된 거래에 대한 요약된 정보와 증빙을 포함하고 있어야 한다. 이중 비즈니스 은행명세서(Bank Statement)는 가장 기본적인 증빙자료다. 사업을 시작하게 되면 개인은행 계좌와는 별도로 비즈니스 은행 계좌를 개설해서 이를 통해 매상의 입금과 비즈니스 비용을 지출하여 대부분 비즈니스에 대한 기록을 남기게 된다. 수표에는 반드시 받는 사람이 명시가 되고 그 용도에 대한 증빙이 따라야 한다. 부득이하게 받는 사람을 캐시로 하여 수표를 발행하게 되면 이에 대한 적절한 기록과 설명이 요구된다. 비즈니스계좌의 입금이 매상과 관련이 없는 차입금, 융자금 등이라면 그에 대한 증빙도 잘 유지해 주어 차후에 불이익을 받지 않도록 하는 것이 현명하다. 캐시 거래가 많은 경우에는 좀 더 세심한 주의를 기울여야 하는데 보통 캐시 장부를 따로 유지하여 관리하고 캐시영수증 등의 증빙을 꼼꼼하게 유지하고 있어야 한다. 기본적으로 세금보고 자료와 은행명세서, 수표기록, 캐시 장부 등의 기타 장부의 기록은 반드시 일치되어야 한다. 이를 위해서는 은행명세서와 장부의 은행 기록을 적어도 한 달에 한 번은 비교하는 작업을 해 주어야 한다.

장부 정리 방식은 단식부기와 복식부기가 있다. 처음 시작하는 소규모의 비즈니스는 캐시 장부에 수입과 지출을 기록하여 캐시 흐름을 파악하고 요약하는 단식부기가 효과적일 수 있다. 여기서 캐시는 현금뿐 아니라 은행구좌를 통칭한다. 단식부기에는 기본적으로 수금 장부, 수표 지출 장부, 캐시 지출 장부, 종업원 봉급 지출 장부 등을 포함하게 된다. 복식부기는 개별거래 내역이 대응하는 차변과 대변으로 기록되어 이를 해당 장부에 옮겨 정리되는 방법으로 캐시의 증감을 통한 수입과 지출 파악은 물론 자산, 부채, 자본의 현황 파악에도 이점이 있다. 과거 수기로 장부 정리를 할 때는 장부 기록에 대해 전문지식을 갖춘 전문가가 비즈니스 거래 내역을 수기로 정리하고 마감해야 하는 복잡한 작업이 요구되었지만, 요즈음은 퀵북 등과 같은 전산 회계 프로그램이 널리 보급되어 수기로 하던 복잡했던 많은 부분이 전산으로 대체되어 불필요해지고 간단한 회계지식만으로도 기록과 마감이 가능하고 비즈니스 현황을 효과적으로 얻을 수 있게 되었다. 요즈음은 웬만한 비즈니스는 퀵북 등의 전산회계 프로그램을 통한 장부 정리를 하고 있다.

국세청에서는 세금보고와 관련하여 일반적인 자료 보관은 보통 3년 정도 보관하기를 요구하고 있고 경우에 따라서는 좀 더 오랜 기간 보관을 요구하고 있다. 종업원 관련 자료는 4년, 장비, 부동산 등과 같은 자산과 관련된 자료는 자산을 처분할 때까지 보관하고 있어야 한다. 국세청 간행물 583에는 증빙자료에 대한 가이드라인을 찾아볼 수 있으니 자세한 내용을 이를 참조하면 된다.

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백용현/CPA