[세무]사업 관련 서류 보관 분량 많아 은행명세서 등 보관 기간 궁금

미국에 10년이상 거주하다 보니 개인 사업체와 집에 관련된 각종 서류를 너무 많이 보관하고 있어 이를 어느정도 없애고 싶습니다. 특히 세무에 필요한 자료들과 은행거래 기록 등은 법적으로 얼마동안 보관해야 하는지 알려주십시요.

경제 활동과 관련하여 발생하는 여러 가지의 증빙 서류는 세무 감사시 보여 주어야 하는 이유외에도 외부 기관에 증명을 해야하는 기초 자료로 참조할 경우가 많으므로 아래에 조언을 드리는 내용을 참조하시면 도움이 될 것입니다.

특히 세무 감사를 대비한 세무 자료는 향후에 자료가 없음으로 당할 수 있는 불이익을 사전에 방지한다고 할 수 있습니다.

소득세 보고시 사용된 세무 자료들은 소득세 보고 제출후의 3년이나 세금 납부후의 2년 중 더 긴 시점까지 보관해야 합니다. 이같은 기간에 대한 규정은 세법상 세무감사 법적유효기간(Statute of Limitation)이 3년이기 때문입니다.

따라서 세무 당국은 3년전 이전의 소득세 보고는 감사 대상에서 제외하게 됩니다. 그러나 세무자료의 보관 기간이 늘어나는 경우도 있는데 총 소득액의 25% 이상을 누락시켜 보고한 경우는 6년 이상 보관해야하며, 영구적으로 보관할 성질의 서류로서는 주택 매매 서류, 사업체 매매 서류, 은행융자 관계 서류 등이 이에 속합니다. 세무자료 가운데 가장 중요한 것이라고 할 수 있는 은행명세서(Bank Statement)는 매월 거래은행이 지불된 수표와 함께 거래 내역(입금, 지불, 은행 이자 및 수수료등)이 명시된 명세서를 보내오는데 이때 은행에서 보내오는 형태 그대로 보관하시는 것이 좋습니다. 다시말해 은행명세서와 지불된 수표(Cancelled Check)를 따로 분리하여 보관 하시는 납세자들이 많은데, 세무 감사시나 회계사들이 서류 검토나 회계 장부 정리시 오히려 불편한 상황이 되어 소요시간이 길어지는 단점이 있습니다.

위에서 말한 세부 자료 보관 기간을 구체적으로 말씀드리면 은행 명세서와 급여 관계, 업체의 판매 관계 서류(현금 출납장, 영수증, 세일즈 텍스 보고서등)가 5년이며, 회사의 경리 원장, 재무 제표(Financial Statement), 법인 등록증, 정관, 부동산이나 사업체의 소유 증명서, 소득세 보고서등은 영구 보존해야 하며 계약서나 리스(Lease)등은 만료후 20년간 보관해야 됩니다.

그리고 나머지 서류들은 앞에서 말한 대로 3년 이상 보관하시면 됩니다. 특히 이들 서류중 영구 보관해야 되는 것들은 성질상 매우 중요하므로 보관시 안전한 곳이어야하며 도난, 화재등으로부터 보호 될 수 있어야 합니다 따라서 은행의 보관박스(Safe Deposit Box)를 이용할 수도 있습니다.

문의: 212-768-9144