[세무가이드] I-9 와 W-4

엄기욱/UCMK 회계법인

인사 담당자가 채용을 결정하게 되면 바로 작성을 해야 하는 서류 중에 법적인 근거로서 반드시 갖추어야할 서류로 양식 I-9와 W-4가 필수적이다.

I-9이란 연방 이민국의 노동 자격 확인서(Employment Eligibility Verification)를 말하며 W-4는 미국 국세청 IRS의 직원 원천징수 허용증명서(Employee's Withholding Allowance Certificate)를 의미한다.

직원 채용에 대한 정부 기관의 감독 절차로 양식 I-9를 통하여 이민국은 일할 수 있는 신분의 사람들만을 고용주가 채용하고 있는지 확인한다. 연방 국세청(IRS)은 연방 세금보고와 사회 보장국에 사회보장 세금 징수액을 개인별로 통보함에 있어 소셜번호가 정확한지를 확인한다.

사회보장국은 소셜번호에 일할 수 있는 신분 여부와 세금보고 외의 인구주택총조사(Census)등 다른 정보를 수집함에 있어 중요한 근거자료가 된다.

양식 I-9는 세 부분으로 나누어지는데 섹션1은 채용된 직원이 본인의 이름 주소 소셜번호 그리고 시민권자 영주권자 혹은 합법적으로 일할 수 있는 신분임을 기재하고 서명하는 부분이다. 섹션2는 고용주가 작성하는 부분으로 직원 본인의 신분과 노동자격을 확인하는 부분이다.

마지막으로 섹션3은 고용주가 직원의 노동자격을 재확인하거나 새로운 정보를 기재하기 위하여 사용한다.

I-9 중에서 고용주 입장에서 가장 중요한 부분은 섹션2이다. 직원 본인의 신분과 노동 자격을 한 번에 보여주는 'List A'서류를 확인하고 발급관청 서류번호 만기일 등을 기재한다. 'List A' 서류를 확인하기 어려운 경우 본인 신분만을 보여주는 'List B' 서류와 노동 자격을 보여주는 'List C'서류를 각각 확인하고 발급 관청 서류번호 만기일 등을 기재하여야 한다.

이에 해당하는 각각의 서류는 양식 I-9 뒷면에 자세히 소개되어 있으며 이 양식은 이민국 웹사이트(uscis.gov/i-9)에서 다운로드 받아 사용할 수 있다. I-9와 관련하여 고용주가 주의해야 할 사실은 정해진 규정보다 더 많은 자료를 요구한다면 채용되는 종업원으로부터 고용차별이나 과다서류요구로 법적인 처벌을 받을 수 있다는 것이다.

예를 들어 대부분의 고용주들이 서류의 진위 여부를 판단하기 쉬운 특정 서류 즉 운전 면허증이나 소셜카드를 많이 요구한다. 그러나 다른 서류로도 노동 자격 확인이 가능한데 이러한 특정 서류만을 강요한다면 이것 또한 과다문서 요구에 해당될 수 있으므로 주의해야 한다.

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