플랜 운영 기업, 연례 보고 의무 이행 점검
제출 완료·연장 여부 확인해 벌금 예방해야
매년 7월이 되면 401(k) 플랜을 운영하는 회사가 반드시 확인해야 할 사항이 있다. 바로 Form 5500 제출 여부다.
제출 완료·연장 여부 확인해 벌금 예방해야
401(k) 플랜을 운영하면 직원들의 기여금을 매 페이롤마다 정확하게 납입하는 것 외에도 여러 가지 관리 업무가 발생한다. 그중 매년 한 번 처리해야 하는 중요한 보고 의무가 Form 5500이다.
Form 5500은 401(k) 플랜의 기본 정보와 참가자 수, 플랜 자산 및 운영 현황 등을 연방정부에 보고하는 연례 보고서다. 회사의 일반적인 법인세 신고와는 별도로 진행된다.
Form 5500의 제출 기한은 일반적으로 플랜 연도가 끝난 후 일곱 번째 달의 마지막 날이다. 대부분의 401(k) 플랜은 1월 1일부터 12월 31일까지를 플랜 연도로 사용하므로 2025년도 Form 5500 제출 마감일은 2026년 7월 31일이다.
회계연도에 맞춰 다른 플랜 연도를 사용하는 경우에는 제출 기한도 달라질 수 있다.
많은 플랜 스폰서가 레코드키퍼나 TPA로부터 Form 5500 패키지를 받으면 제출까지 모두 끝났다고 생각한다. 그러나 Form 5500 작성과 정부에 최종 제출하는 것은 서로 다른 절차다.
어떤 업체는 Form 5500 작성까지만 담당하고, 일부 업체는 최종 제출까지 지원한다. 이메일이나 웹사이트에 ‘검토 준비 완료(Ready for Review)’, ‘서명 대기(Ready for Signature)’, ‘제출 준비 완료(Ready to File)’라고 표시돼 있다면 아직 해야 할 절차가 남아 있을 수 있다. 제출이 완료됐다면 이패스트2(EFAST2) 접수 확인서나 제출 확인서를 통해 제출 상태를 확인하는 것이 좋다.
Form 5500을 검토할 때는 회사명과 EIN, Plan Number, 플랜 연도, 참가자 수, 플랜 자산 및 기여금 정보가 회사 기록과 크게 다르지 않은지만 확인해도 충분하다.
특히 직원 기여금이 늦게 입금됐거나 페이롤 자료와 레코드키퍼 기록이 일치하지 않는다면 관련 내용이 Form 5500에 정확히 반영됐는지 확인해야 한다. 레코드키퍼를 변경했거나 플랜을 종료한 경우에도 어느 업체가 해당 연도의 Form 5500을 담당하는지 확인하는 것이 좋다.
레코드키퍼, TPA, CPA 또는 플랜 어드바이저가 관련 업무를 지원할 수 있지만, Form 5500이 정확하고 기한 내 제출됐는지를 확인할 최종 책임은 일반적으로 플랜 관리자 또는 플랜 스폰서에게 있다.
따라서 다음 네 가지를 확인하는 것이 좋다.
첫째, 2025년도 Form 5500이 준비됐는가?
둘째, 누가 최종 전자서명과 제출을 담당하는가?
셋째, 제출이 완료됐다면 접수 확인서를 받을 수 있는가?
넷째, 아직 제출되지 않았다면 Form 5558 연장은 완료됐는가?
Form 5500을 기한 내 제출하지 않으면 DOL과 IRS의 벌금이 발생할 수 있다. 제출하지 않은 사실을 발견했다면 즉시 TPA나 담당 전문가와 시정 방법을 상의해야 한다.
401(k) 플랜 관리는 직원들의 기여금을 납입하는 것으로 끝나지 않는다. 매년 Form 5500이 정확하게 작성되고 기한 내 제출됐는지 확인하는 것까지 중요한 플랜 관리 업무다.
7월 31일이 다가오고 있다. 아직 진행 상황을 확인하지 않았다면 지금 레코드키퍼나 TPA에 문의하는 것이 좋다.
▶문의: (213) 284-2616
클라우디아 송 / Financial Advisor 아메리츠 에셋