[보험 상식] 401(k) 문서 정비, 필수 점검 사항

시큐어 2.0 반영 시한 12월 31일까지
고소득자 추가 납입·가입 자격 확인해야

회사에서 401(k) 플랜을 운영하고 있다면 올해가 가기 전에 꼭 확인해야 할 사항이 있다. 바로 시큐어 2.0에 따른 플랜 문서 수정이다.
 
시큐어 2.0 법은 2022년 12월 29일 제정되었지만, 여러 조항이 2023년부터 단계적으로 시행되어 왔다. 그래서 플랜 운영 책임자 입장에서는 이런 의문이 생길 수 있다. “이미 몇 년 전부터 적용하고 있는데, 왜 지금 플랜 문서를 수정해야 할까?”
 
여기서 알아두어야 할 것은 실제 플랜 운영과 플랜 문서의 공식적인 수정이 서로 구분된다는 점이다. 그동안 회사와 기록관리회사는 각 조항의 시행 시기에 맞춰 실제 운영에 반영해 왔지만, 이 내용을 플랜 문서에도 공식적으로 반영하는 수정이 필요하다.
 
국세청 공지 2024-2에 따르면 일반적인 민간 적격 플랜의 시큐어법 및 시큐어 2.0 관련 수정 기한은 2026년 12월 31일이다. 다만 2026년 9월 16일 국세청 설명에 따르면 로스 추가 납입처럼 법에서 요구하는 일부 조항은 플랜 문서 수정 기한이 더 늦을 수 있다. 로스 추가 납입은 2029년 12월 31일로 예상된다. 하지만 이는 문서 수정 기한일 뿐이며 실제 운영은 이미 2026년 1월 1일부터 적용되고 있다. 반면 회사가 선택해 운영 중인 선택 조항은 올해 말까지 문서에 반영해야 한다. 심플 개인은퇴계좌와 간이종업원연금은 국세청 공지 2026-9에 따라 2027년 12월 31일까지다. 기한을 넘기면 플랜 문서 미준수로 보아 국세청 시정 프로그램을 통해 바로잡아야 할 수 있어 추가 비용과 시간이 든다.
 
대부분의 회사는 기록관리회사나 플랜 관리 대행사가 제공하는 표준 플랜 문서를 사용하기 때문에 이들이 수정 서류를 보내 준다. 하지만 어떤 선택 조항을 넣을지 결정하고 서명하는 것은 회사, 즉 플랜 운영 책임자의 책임이다. 서류가 아직 오지 않았다면 먼저 요청하는 것이 좋다.
 

함께 점검해 볼 항목도 있다. 가입 자격과 가입 시점이 현재 직원 구성에 적합한지, 고용주 매칭 방식이 회사가 원하는 방향과 일치하는지 확인해야 한다. 60~63세 추가 납입 한도 확대를 허용하고 있다면 플랜 문서에도 반영되어 있는지 살펴봐야 한다. 또 2026년부터 적용되는 고소득 참가자 로스 추가 납입을 처리할 수 있는지, 장기 시간제 근로자, 즉 2년 연속 500시간 이상 근무한 만 21세 이상 직원의 가입 자격이 반영되어 있는지도 확인해야 한다.
 
의무 최소 인출 시작 나이인 73세가 반영되어 있는지, 강제 현금 지급 한도를 7000달러로 올렸다면 해당 선택 사항이 문서에도 반영되어 있는지도 점검할 필요가 있다. 2022년 12월 29일 이후 만든 플랜이라면 자동 가입 요건을 충족하는지도 확인해야 한다. 다만 설립 3년 미만 회사나 직원 10명 이하 회사 등은 예외다.
 
특히 로스 추가 납입은 꼭 확인이 필요하다. 전년도에 같은 회사에서 받은 사회보장세 적용 급여, 즉 W-2 양식 3번 칸의 금액이 15만 달러를 넘는 참가자는 2026년부터 추가 납입을 로스 방식으로만 넣을 수 있다. 만약 플랜에 로스 기능이 없다면 이 직원들은 추가 납입 자체를 할 수 없게 된다. 회사의 핵심 인력이나 오너 본인이 여기에 해당하는 경우가 많으므로 로스 조항 추가 여부를 이번 수정과 함께 결정하는 것이 좋다.
 
수정안에 서명했다고 끝나는 것은 아니다. 플랜 내용이 바뀌었다면 변경 사항을 직원들에게 알리는 주요 변경사항 요약서를 제공해야 하고 서명한 수정안은 플랜 기록과 함께 보관해 두어야 한다. 결국 중요한 것은 플랜 문서, 급여 시스템, 기록관리회사 시스템, 그리고 실제 운영이 서로 일치하는가이다.
 
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