요즘 가장 많이 받는 전화문의 중 하나는 정식 에스크로를 거치지 않고 명의를 자식 혹은 기타 가족이나 친지에게 이전하는 문제이고 또 한가지는 사채를 위한 담보권에 대한 것이고 여기에는 많은 오해와 잘못된 인식이 의외로 대부분이어서 안타깝다.
우선 첫 번째로 보증양도증서(Grant Deed)를 보면 대표적인 집 문서로서 셀러와 바이어가 명시되며 매매 가격으로 산정된 카운티와 시의 양도세를 명시하도록 되어 있으며 주소 택지 번호(Assessor's Parcel Number) 흔히 APN으로 표기되는 부동산의 고유 번호를 기입하여야 하며 특정 대지(Legal Description)라고 하는 땅을 표기하는 법적 추가 서류(Attachment)를 삽입하거나 엑스히비트(Exhibit)으로 부착하도록 되어 있다. 셀러가 자신의 전체 혹은 일부의 지분을 바이어에게 양도하는 문서로서 반드시 공증이 된 사인이어야 하며 원본만이 등기가 가능하다. 재산세 납부를 위하여 Preliminary Change of Ownership이라는 서류를 첨부하여야 재산세 납부가 용이하며 기재된 주소로 고지서가 발송하도록 되어있다.
두번 째로 포기양도증서(Quitclaim Deed)가 있는데 전체 혹은 일부 지분을 양도하는데 가장 많이 쓰이는 집문서라고 볼 수 있다. 대표적인 경우로는 배우자 중 한 사람이 재산권을 행사할 때에 가주에서는 반드시 남은 배우자의 동의가 있어야만 재산권을 행사할 수 있는데 이때에 쓰이는 지분 포기 문서로도 쓰인다. 경우에 따라서 파트너의 지분을 양도하거나 이양받을 때에도 쓰이며 받는 이(Grantee)의 정확한 타이틀 명의를 표시하여야 한다. 양도 금액에 따른 세금은 카운티와 시의 세율에 따라 지불할 수도 있고 예외(Exemption)조항에 의거하여 세금을 면제받을 수도 있다. 이 조항에는 가장 흔한 경우로 기프트(Gift)가 있을 수 있고 법인이나 유한 책임회사를 설립하여 소유주의 내용에는 변화가 없다는 것이 있기도 하며 빚이나 융자를 통해 지분을 처분하는 경우에도 예외 조항에 들어갈 수 있다.
다음으로는 모기지 융자잔액 신탁 양도증서(Deed of Trust)가 있는데 이는 부동산에 담보권을 거는 문서로서 많이 사용되며 with Assignment of Rent라는 제목을 붙임으로써 원채무자가 리스나 렌트를 허용한 부동산의 세입자로부터 렌트 금액을 징수할 수 있는 권리를 포함하는 것으로 확대된 문서로 많이 사용된다. 양도증서에는 반드시 상통하는 어음(Note)증서가 증빙이 되어야 하지만 등기될 필요는 없다.
이상의 모든 집문서는 반드시 회신주소가 왼쪽 상단에 기입되어야만 등기가 가능하며 오른쪽 상단에 등기소를 위한 공간이 일정양식으로 되어 있어야만 한다. 만약 해외에서 공증을 해야하는 때에는 반드시 대사관의 공증만이 유효하며 서류 작성일 이후에 공증이 된 서류가 등기가 가능하다.
위의 모든 등기된 서류에 대한 확인이 이후에 있게 되며 영어와 스페니시로 된 사본과 안내문이 동봉되어 셀러(Grantor) 혹은 인수인에게 반드시 확인하는 절차를 거치도록 돼있다. 사기나 오류를 방지하기 위해 우편물을 확인하여 피해를 줄이는 것이 중요하며 심지어 공증까지 위조된 것으로 선의의 피해를 입는 분들이 많은 것이 현실이다. 각 카운티 등기소를 통해 등기된 원본은 명기된 주소로 4-6주 내로 발송이 되며 수정할 사항에 대해서는 인터넷이나 직접 방문하여 이의를 신청할 수 있다.
명의나 담보물에 변동사항이 생기면 가장 먼저 날라오는 우편물은 연관된 업체들로부터 쏟아지는 우편물들이며 이 중에는 마치 정부에서 발행한 것처럼 착각이 들 만큼 정교하게 작성된 위엄있는(?) 내용이나 서류들도 있으므로 현혹되기 쉬울 때가 많으며 많은 분들이 직접 수표를 발행하여 보내는 일도 많으므로 주의하여야 한다. 정부 기관에서 필요한 서류 이외에 부동산 거래시에 현금이나 수표를 별도로 요구하는 일은 거의 발생하지 않는 것이 원칙이다.