[알기 쉬운 세금 이야기] 세무보고 후의 자료 보관

정정신고 필요 시 최소 3년간 보관
주식·급여·지출 내역 등 6년 동안

이틀 뒤인10월 15일은 2024년 개인 세금보고 신고 마감일이다. 연방정부 셧다운으로 일부 업무가 지연되고 있지만, 세금보고 신고 기한은 추가 연장 없이 예정대로 마무리해야 한다. 연장 신청을 한 납세자를 포함해 대부분의 납세자들이 지난 2024년 한해동안의 소득신고를 마친 후, 세금보고를 위해 준비했던 여러 서류들을 어떻게 처리해야 할지 고민하고 있을것이다. 최소한의 자료만 보관하고자 하는경우, 어떤 서류를 얼마나 오래 보관해야할지에 대해 알아보자.
 
세금 보고서의 입력 항목, 공제 항목 및 기재 사항을 입증할 책임을 입증 책임 (Burden of proof)이라고 한다. 납세자가 특정 비용 요소에 대해 공제를 받으려면 그 내용을 입증할 수 있어야 하며, 일반적으로 비용 증빙 (Proof of payment)과 영수증을 통해 이를 충족하게 된다. 따라서 적절한 기록이나 비용 내역을 입증할 수 있는 충분한 증거를 일정기간동안 보관하는 것이 매우 중요하다. 특히 출장비, 접대비, 선물비, 차량 비용에 대해서는 연방 국세청(IRS)에서 추가적인 자료를 요구할 수 있다.
 
첫째, 수입의 원천에 대한 모든 기록을 보관해야 한다. 특히 비즈니스를 통해 발생한 수입과 비즈니스와 무관한 수입, 그리고 세금을 납부해야는 수입과 그렇지 않은 수입에 대한 기록을 보관해야 한다. 둘째, 세금보고시 비용으로 처리했거나, 처리할 수 있는 항목들에 대한 기록을 보관해야한다. 셋째, 재산이나 자산을 취득할 때의 원가 기록 즉, 구입 가격이나 취득 후 추가 투자된 비용 내역도 반드시 기록을 잘 남겨두어야 한다.
 
연방법에 따르면 모든 납세자는 세금 보고서 사본과 관련 증빙자료들을 최소 3년 동안 보관해야한다고 규정되어 있다. 이 때문에 많은 사람들이 ‘3년만 보관하면 된다’고 잘못 알고 있지만, 실제로는 모든 납세자는 연방국세청이 요구하는 한 모든 기록을 더 오래 보관해야 할 수도 있다. 이 기간은 주로 연방 국세청이 특정 납세자에게서 더 많은 세금이나 벌금을 부과하려고 할 때 사용할수 있는 기간이거나 납세자가 이미 보고되어진 세금보고서를 정정해서 환급신청을 할 수 있는 기간을 의미한다. 만약 납세자가 다른 세금을 더 납부할 의무가 없으며 세금보고에 중대한 과실이 없었다면 3년동안 기록을 보관하면 된다. 만약 납세자가 정정신고를 통해 환급신청을 할 경우에는 세금이 지불된 날짜로부터 2년 혹은 원래 세금보고서 제출일로부터 3년 중 더 긴 기간동안 기록을 보관해야 한다.  
 

신용카드명세서 및 유틸리티 등 개인비용관련 서류는 3년, 세금보고에 사용된 서류들 (비지니스 수익 및 급여내역, 공제에 사용된 의료비지출내역, 주식거래내역 등)은 대략 6년정도 보관하는것이 좋겠다. 주식이나 유가증권의 거래로 부터 손실을 입은 경우는 손해를 본 내역을 7년동안 보관해야 하고, 부동산관련자료 는 그 부동산을 매각한 후 3년정도 더 보관하는것이 안전하다.
 
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엄기욱 / CPA·Mountain LLP