융자 서류 중 노트는 스캔 보관 중요
등기된 서류들은 카운티서 조회 가능
새해를 맞이하면서 많은 분이 사무실과 집안 대청소를 하며 가장 많이 고민하게 되는 것이 그 많은 서류의 처리와 보관 방법이다. 과연 얼마나 오래 그리고 무슨 서류를 보관해야 안전할 것인가.
등기된 서류들은 카운티서 조회 가능
에스크로를 클로징하거나 법인사업체에 대한 서류를 요구하면 대부분의 고객은 엄청난 양의 서류 뭉치를 무겁게 들고 오신다.
그 안에는 집을 구매할 때 받은 융자 서류는 물론 온갖 불필요한 우편물들까지 모두 포함해서 빛바랜 서류들이 정리가 안 된 상태로 에스크로 오피서에게 주어진다. 그중에서 중요한 서류는 정작 몇장 되지 않으므로 모두 처분해도 된다고 하면 모두 놀라고 허탈해하는 표정이 일반적이다.
집문서와 같은 등기된 서류들은 쉽게 카운티에서 조회해서 받아볼 수 있으므로 딱히 보관할 필요가 없다.
그 기한 한도를 살펴보면, 공증까지 마친 위임장의 유효기간은 딱히 정해지지 않았지만, 1년이나 6개월이라고 단정하기보다는 가급적 시일이 오래지 않은 것이 유효한 경우가 많다. 그리고 등기되지 않은 위임장은 사본으로는 무효하므로 반드시 원본이 제출되어야 효력이 발생한다.
대개 융자서류는 100에서 150장 정도의 대량 서류로 많은 은행은 스캔 사본만 보관하고 에스크로에서 폐기하도록 하기도 한다. 어느 은행은 원본만 보관하기 위해보내 달라고 요청하며 이는 금융권의 장기투자와 연결되어 15년 혹은 30년의 모기지 은행 간의 거래에 필요하다.
만약 2차 융자나 담보 대출 가능성이 있다면, 반드시 사본을 보관하여야 2차 융자 은행에서 요구하는 서류를 제출할 수 있다. 새로운 2차 은행은 선순위 은행의 담보 내용에 따라 융자내용이 정해지므로 매우 중요한 서류이기 때문이다.
가급적 스캔하여 보관하고 잘 백업받아 두는 것이 필요할 수도 있다. 그 외의 100페이지가 넘는 융자 서류는 보관할 필요가 없다. 많은 내용이 은행의 펀딩을 위한 서류이지펀딩 후의일 처리와는 무관한 서류들이기 때문이다.
세금보고와 기타 업무에 필요한 가장 중요한 서류는 오피서가 사인하고 인증한 에스크로 클로징 서류이다. 5년까지 에스크로에서 보관하지만, 그 후에라도 소송이나 세금 감사와 같은 필요한 경우에 필요하므로 잘 보관하는 것이 중요하다. 간혹 옆 건물과 소송으로 또는 국세청(IRS)에서 요청하여 제출에 필요하다고 요청하시는 분들이 계셔서 안타깝다.
1.5세들이나 2세 고객분들은 거의 메일로 소통을 많이 하게 된다. 필요한 서류도 물론 파일로 보내고 작성하여 속도가 매우 빠르고 정확하다. 연방에서 합법화되지 않아 전자 사인으로 등기서류가 아직은 허용되지 않지만, 나머지 서류들의 진행에는 많이 편리해졌다.
▶문의: [email protected]
제이 권 프리마 에스크로 대표